Với yêu cầu đổi mới, sáng tạo, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu phục vụ lãnh đạo tỉnh, việc thực hiện chuyển đổi số gắn với cải cách hành chính là nhiệm vụ được Văn phòng UBND tỉnh đặc biệt quan tâm và chỉ đạo quyết liệt. Trong đó, triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” là một trong những giải pháp hiệu quả được thực hiện gần 3 năm nay.

Tháng 8/2021, Văn phòng UBND tỉnh là đơn vị đầu tiên triển khai mô hình “Phòng họp không giấy”. Sau gần 3 năm triển khai, điều dễ nhận thấy nhất, đó là giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp... Từ khi triển khai đến nay, đã góp phần cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử.

Ông Bùi Lê Mạnh, chuyên viên công nghệ thông tin, Văn phòng UBND tỉnh, cho biết: Trước đây, để phục vụ một cuộc họp, Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị của Văn phòng UBND tỉnh phải chuẩn bị rất nhiều giấy tờ và hàng tập văn bản. Từ khi ứng dụng mô hình “Phòng họp không giấy”, trước mỗi cuộc họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Với mô hình này, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu trên hệ thống. Sau khi họp xong, kết quả biểu quyết, ý kiến chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan. Giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, tăng tương tác giữa các thành viên dự họp, là hiệu quả bước đầu khi triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” tại Văn phòng UBND tỉnh.

Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử. Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: Máy tính, ipad, smartphone... Bên cạnh đó, mô hình còn tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: Sơ đồ phòng họp, đăng ký phát biểu, quản lý thành phần tham dự, biểu quyết kết hợp ký số...

Ông Trần Bình Minh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, cho biết: Qua triển khai thực hiện, “Phòng họp không giấy” rất tiện ích, giúp tổ chức quản lý điều hành của cơ quan hành chính chuyên nghiệp hơn. Giảm tối đa thời gian họp, thời gian lấy ý kiến, biểu quyết, qua đó, nâng cao chất lượng cuộc họp. Với một quy trình đầy đủ, khép kín hoàn toàn trên môi trường mạng, từ các khâu trước phiên họp, trong và sau phiên họp, giúp nâng cao công tác quản lý, giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy, sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp.

Ông Phạm Quốc Chinh, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, chia sẻ: Trước sự phát triển công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang “Phòng họp không giấy” là rất cần thiết để thực hiện chuyển đổi số và cải cách hành chính trong việc tổ chức, triển khai, điều hành các cuộc họp. Phòng họp không giấy là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hữu hiệu với đầy đủ các tính năng, nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp; nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng. Nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, hiệu quả, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan hành chính nhà nước.

Phòng họp không giấy là cơ sở quan trọng hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số ở Văn phòng UBND tỉnh, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành dựa vào dữ liệu số. Qua đó, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, hướng đến cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo lập môi trường làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi.