Thời gian qua, huyện Thuận Châu đã triển khai hệ thống phòng họp không giấy (e-Cabinet), góp phần giảm văn bản, giấy tờ hành chính; tiết kiệm chi phí; cải tiến, đổi mới lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả trong công tác điều hành, xử lý công việc; đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử.

Phiên họp UBND huyện triển khai theo hệ thống e-Cabinet. 

Có mặt tại một phiên họp UBND huyện, khác hẳn với trước đây trên bàn là những chồng tài liệu, văn bản, thì nay, các thành viên UBND chỉ sử dụng máy tính bảng, laptop. Nhanh chóng thao tác tải tài liệu trên hệ thống xuống để nghiên cứu.

Bà Lường Thùy Dung, Trưởng phòng Nội vụ huyện, chia sẻ: Ban đầu, khi mới triển khai còn lúng túng, nhưng chỉ sau vài cuộc họp tôi đã thao tác thuần thục. E-Cabinet tích hợp dễ dàng, giao diện thân thiện với người sử dụng, tính tương tác cao. Trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra, các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều và chia sẻ đa dạng dữ liệu, rất tiện ích.

Ông Nguyễn Hữu Hải, Chánh Văn phòng HĐND, UBND huyện, cho biết: Trước đây, để chuẩn bị cho hội nghị, cuộc họp, Văn phòng phải phối hợp các đơn vị liên quan tổng hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; thực hiện thủ công in ấn, photo tài liệu phục vụ cuộc họp. Chỉ tính việc in tài liệu chuẩn bị cho đại biểu cũng mất nhiều công sức, thời gian; số lượng tài liệu phải photo, in ấn rất nhiều, một số trường hợp nhầm lẫn văn bản khi chia bộ tài liệu; có trường hợp nhầm trang, thiếu văn bản, lẫn nội dung các văn bản với nhau. Từ khi thực hiện phòng họp không giấy, các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm, tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. 

Triển khai phòng họp không giấy, huyện đã phối hợp với VNPT Sơn La tổ chức tập huấn triển khai phòng họp e-Cabinet cho lãnh đạo, đơn vị phòng ban chuyên môn, các xã, thị trấn; đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử; trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và cập nhật lên hệ thống VNPT e-Cabinet để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước. Tham gia cuộc họp, các thành viên dự họp có 1 hộp thư và có 1 địa chỉ riêng để truy cập  nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: máy tính, ipad...

Bên cạnh đó, e-Cabinet còn có các tính năng như: sơ đồ vị trí họp (hỗ trợ công tác điểm danh đại biểu tham dự); xem tài liệu (giúp cho đại biểu không phải mang theo nhiều tài liệu, giấy tờ như trước đây); ghi chú cá nhân; đăng ký phát biểu (từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì có thể phát hiện ra những người không bao giờ phát biểu); với tính năng lấy ý kiến và biểu quyết thì tại phiên họp, lãnh đạo và các thành viên sẽ trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết và cuối cùng là kết luận cuộc họp (bộ phận tổng hợp sẽ cập nhật kết luận cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc), giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng. Từ năm 2021 đến nay, huyện đã tổ chức được 37 cuộc họp UBND, HĐND và giao ban hằng tuần giữa chủ tịch UBND huyện và các Phó Chủ tịch UBND huyện thông qua e-Cabinet, bước đầu đã đem lại hiệu quả thiết thực.

Ông Quàng Văn Dũng, Chủ tịch UBND huyện, cho biết: Giảm văn bản hành chính trong mỗi cuộc họp, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, tăng cường sự tương tác giữa các thành viên dự họp, nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo điều hành... là những hiệu quả bước đầu kể từ khi huyện triển khai hệ thống e-Cabinet. Đây là 1 trong những bước cải cách căn bản trong đề án cải cách hành chính của huyện. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít cán bộ hạn chế về mặt ứng dụng công nghệ, thao tác vẫn chưa được thuần thục, nên trong các cuộc họp vẫn chưa loại bỏ hoàn toàn được văn bản giấy. Thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn tập huấn cho những cán bộ còn hạn chế về công nghệ để việc triển khai e-Cabinet tại các phiên họp được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng; tiếp tục tập huấn, triển khai thí điểm tới UBND các xã, thị trấn; đề xuất đầu tư, trang cấp thêm thiết bị phục vụ mô hình.

Triển khai hệ thống e-Cabinet tại huyện Thuận Châu đã góp phần tạo thói quen làm việc của cán bộ, công chức trên môi trường mạng và hệ thống thông tin thay thế cho văn bản giấy, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan chính quyền Nhà nước, đáp ứng yêu cầu và lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước.